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Guia gratuito STIB · Leitura de 8 minutos
Como planejar um evento com tradução simultânea
Prazos, cabines, quantos intérpretes e receptores pedir, o material que os intérpretes precisam, o que o local deve ter, o que a STIB faz e o que fica com você, e um checklist para imprimir.
Antes de tudo
As 4 decisões que definem o seu evento
Com estas quatro respostas, a STIB monta a proposta e o plano técnico (idiomas, cabines, intérpretes e receptores) e devolve o orçamento fechado em até 24 horas.
1. Idiomas
Em que idioma os palestrantes falam e em quais o público precisa ouvir. Cada idioma de saída é um canal no receptor, com a sua própria cabine.
2. Público
Quantas pessoas vão precisar de receptor. Se ainda é uma estimativa, informe a faixa: dá para ajustar perto do evento.
4. Datas e horários
Dias, horário de início e fim de cada um e quando o local libera a montagem.
Prazos
Linha do tempo
- 4 semanas antes (ou mais)Contrate a tradução simultânea. Em datas concorridas e eventos grandes, o ideal é de 60 a 90 dias. Se o prazo estiver curto, fale assim mesmo: pedidos urgentes são atendidos conforme a disponibilidade.
- Envie as 4 respostas acima.
- Receba a proposta com idiomas, cabines, número de intérpretes e receptores.
- 2 a 3 semanas antesFeche o contrato e alinhe os detalhes.
- Programação final, com os horários de cada sessão.
- Contato de quem vai receber a equipe no local.
- Se quiser gravação, confirme agora: ela é alinhada antes e contratada à parte.
- Avise os participantes (modelo de mensagem mais abaixo).
- Até 7 dias antesMande o material para os intérpretes, mesmo que não seja a versão final. Veja a lista na seção Material para os intérpretes.
- Na vésperaMontagem e teste técnico, sempre que o local permitir.
- Cabines montadas, receptores carregados e ligação com o som do local testada.
- Atualizações de slides e roteiro ainda podem ser enviadas aos intérpretes.
- No diaA equipe técnica da STIB (técnico e recepcionistas) chega pelo menos 2 horas antes para testar todos os canais. Os intérpretes chegam, em geral, 60 minutos antes.
- As recepcionistas da STIB entregam os receptores na entrada, junto com o credenciamento, ou eles já ficam nas cadeiras, como for combinado com você.
- Um técnico fica no local durante todo o evento.
- Depois do eventoA equipe da STIB recolhe os receptores na saída, desmonta e leva tudo. Os receptores são higienizados antes de cada evento. Se a gravação foi contratada, ela é entregue no formato combinado. Guarde o glossário para as próximas edições.
Dimensionamento
Quantas cabines, intérpretes e receptores
| Item | Como calcular |
|---|---|
| Cabines | Uma por idioma de saída. Um congresso em português com tradução para inglês e espanhol usa duas cabines. As cabines móveis seguem a norma ISO 4043: isolamento acústico, ventilação silenciosa e visão direta do palco. |
| Intérpretes | Dois por par de idiomas, que se revezam a cada 20 a 30 minutos. Em jornadas muito longas ou com terminologia muito densa, o intervalo pode ser menor. Por que dois intérpretes. |
| Receptores | O número de participantes que vão ouvir a tradução. A STIB leva 10% a mais como reserva, para trocar na hora se algum der problema. Os fones com LED mostram a cor do canal, e o técnico vê de longe quem está em cada idioma. |
| Canais | Um por idioma, mais o canal do áudio original, se o público quiser ouvir o palestrante pelo fone. |
| Sem cabine | Para grupos pequenos, visitas e reuniões, a interpretação sussurrada com kit portátil dispensa a cabine. Veja a comparação de modalidades. |
Preparação
Material para os intérpretes
Quanto mais os intérpretes souberem antes, mais precisa sai a tradução. Mande até 7 dias antes, mesmo em versão preliminar, e as atualizações até a véspera. Todo o material é tratado com confidencialidade.
- Slides e apresentações de cada palestrante, de preferência no arquivo original.
- Roteiro e programação, com os nomes e cargos de quem fala e de quem é citado.
- Glossário, siglas e nomes de produtos da empresa ou do setor.
- Vídeos com áudio que serão exibidos, e o roteiro ou as legendas, se houver. O áudio do vídeo precisa sair pelo som do local para chegar às cabines.
- Discursos lidos, que costumam ser rápidos: o texto antecipado faz muita diferença.
Em temas muito técnicos, uma conversa de 10 a 15 minutos dos palestrantes com os intérpretes antes da sessão resolve as dúvidas de terminologia.
Infraestrutura
O que o local precisa ter
- Espaço para as cabines no fundo ou na lateral da sala, com visão direta do palco e da tela, longe de cozinha, ar-condicionado barulhento e passagem de público.
- Ponto de energia perto das cabines e do transmissor.
- Saída de áudio da mesa de som do local para as cabines, com os microfones do palco, os vídeos e as perguntas da plateia. A STIB integra o sistema de tradução ao som do local e, quando o local não tem mesa de som, pode fornecer uma.
- Acesso para carga e descarga e liberação da montagem na véspera ou com antecedência suficiente no dia.
- Uma mesa de apoio na entrada para as recepcionistas da STIB entregarem e recolherem os receptores, de preferência ao lado do credenciamento. Se os receptores forem deixados nas cadeiras, isso é combinado antes com a STIB.
Divisão de tarefas
O que a STIB faz e o que fica com você
| A STIB | Você (organizador) |
|---|---|
| Intérpretes de conferência, em dupla por par de idiomas | Idiomas, programação e número de participantes |
| Cabines ISO 4043, consoles, transmissores e receptores, com 10% de reserva e higienizados antes de cada evento | Espaço para as cabines, energia e saída de áudio da mesa de som (se o local não tiver mesa, a STIB pode fornecer) |
| Transporte, montagem, testes e desmontagem | Acesso ao local e horário de montagem |
| Técnico presencial durante todo o evento | Um contato da organização no dia |
| Recepcionistas que entregam e recolhem os receptores | Mesa de apoio na entrada (ou receptores nas cadeiras, se combinado) e aviso aos participantes |
| Contrato e nota fiscal eletrônica, inclusive para órgãos públicos | Material para os intérpretes até 7 dias antes |
Contratados à parte, se você precisar: gravação dos canais traduzidos (alinhada antes do evento), transcrição e legendagem. Pagamento por Pix, boleto, transferência ou cartão de crédito em até 4x. ONGs têm desconto.
Comunicação
Como preparar os participantes e os palestrantes
Um aviso antes do evento evita fila e dúvidas na entrada. Copie e adapte:
Para os palestrantes
- Envie os slides e o roteiro com antecedência; atualizações até a véspera.
- Fale sempre ao microfone, inclusive nas perguntas da plateia: o que não passa pelo microfone não chega às cabines.
- Fale em ritmo natural e evite ler muito rápido.
- Avise antes se for exibir vídeo com áudio.
- Veja o guia para oradores completo.
Para imprimir
Checklist do evento com tradução simultânea
Planejamento
- Idiomas de entrada e de saída definidos
- Número de participantes (ou faixa) definido
- Formato definido: presencial, online ou híbrido
- Local, datas e horários confirmados
- Proposta aprovada e contrato assinado
- Gravação contratada, se houver
Antes do evento
- Programação final enviada à STIB
- Material enviado aos intérpretes até 7 dias antes
- Vídeos com áudio avisados e testados
- Espaço das cabines e energia reservados
- Saída de áudio da mesa de som combinada com o local
- Entrega dos receptores combinada: mesa de apoio na entrada ou nas cadeiras
- Participantes avisados sobre os receptores
- Palestrantes orientados
No dia
- Equipe STIB recebida no horário combinado
- Todos os canais testados antes de abrir as portas
- Receptores entregues no credenciamento ou nas cadeiras
- Recolhimento organizado na saída
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Perguntas frequentes
Dúvidas comuns no planejamento
Com quanto tempo de antecedência devo contratar a tradução simultânea?
O ideal é 4 semanas ou mais. Em datas concorridas e eventos grandes, de 60 a 90 dias. Pedidos urgentes são atendidos conforme a disponibilidade de intérpretes e equipamentos.
Quantos intérpretes preciso por idioma?
Dois por par de idiomas, que se revezam a cada 20 a 30 minutos. A concentração exigida faz a precisão cair depois desse intervalo, e a troca acontece sem que o público perceba.
Preciso de cabine?
Em auditórios, congressos e salões com plateia, sim: a cabine com isolamento acústico (ISO 4043) é o padrão profissional, uma por idioma. Para grupos pequenos e visitas, a interpretação sussurrada com kit portátil dispensa a cabine.
Quando devo mandar o material para os intérpretes?
Até 7 dias antes do evento, mesmo que não seja a versão final: slides, roteiro, programação, nomes dos palestrantes, siglas e vídeos com áudio. Versões atualizadas podem ser enviadas até a véspera.
Dá para gravar a tradução?
Sim. A gravação dos canais traduzidos é possível, precisa ser alinhada antes do evento e é contratada à parte.
Próximo passo
Vamos planejar o seu evento?
Mande as 4 respostas do início do guia. A STIB responde com a proposta e o plano técnico em até 24 horas.
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