Guia do organizador
Guia para organizadores de eventos internacionais com tradução simultânea
Um evento multilíngue funciona quando a interpretação é planejada junto com o resto da produção, e não na última semana. Este guia reúne o que o organizador precisa decidir, enviar e conferir, do cronograma ao dia do evento.
Resposta rápida
- Contrate com 4 semanas ou mais de antecedência; pedidos urgentes são atendidos conforme a disponibilidade.
- Planeje dois intérpretes por idioma, revezando a cada 20 a 30 minutos.
- Envie aos intérpretes slides, roteiros e textos que serão lidos em voz alta, mesmo em versão preliminar.
- Defina uma única pessoa de contato com a equipe de interpretação.
- Exija cabines com isolamento acústico e ventilação, conforme as normas ISO, e teste tudo antes da abertura.
- Garanta visão do palco e da tela e áudio direto dos vídeos para as cabines.
Cronograma: o que fazer e quando
Quanto mais cedo a interpretação entra no planejamento, menos o evento depende de improviso. Use esta linha do tempo como base e ajuste ao tamanho do seu evento.
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| 4 semanas ou mais antes | Definir idiomas, formato (presencial, online ou híbrido), programação e número de participantes. Pedir orçamento e combinar com o fornecedor as características da sala. |
| 2 a 3 semanas antes | Confirmar a equipe. Enviar o material de preparação: programação, apresentações, textos, nomes e siglas. Designar o contato único. |
| 1 semana antes | Atualizar slides e textos. Enviar vídeos e transcrições. Orientar os oradores. Conferir a planta do local e a posição das cabines. |
| 1 a 2 dias antes | Montar e testar o equipamento: microfones, vídeo, transmissão e receptores. |
| No dia do evento | Teste final antes da abertura, com a equipe de interpretação presente. Informar qualquer mudança de programa imediatamente ao contato único. Técnico em sala do início ao fim. |
| Depois do evento | Colher feedback, guardar o glossário para as próximas edições e solicitar as gravações, se foram contratadas. |
Quantos intérpretes e quais idiomas contratar
Resposta curta: dois intérpretes por par de idiomas. A interpretação simultânea exige tanta concentração que a precisão cai depois de 20 a 30 minutos contínuos; a dupla se reveza sem que o público perceba a troca. Veja a explicação completa em por que são dois intérpretes por idioma.
- Cada idioma de saída ganha um canal nos receptores e, em geral, uma cabine própria.
- Relay: quando não há intérprete direto entre dois idiomas (por exemplo, japonês e espanhol), um intérprete-pivô traduz para um idioma intermediário e as outras cabines trabalham a partir dele.
- Reuniões curtas (cerca de uma hora) podem funcionar com um intérprete; isso é avaliado caso a caso.
- Área técnica importa: congressos médicos, arbitragem ou energia pedem intérpretes com domínio da terminologia.
Checklist de equipamento
A interpretação simultânea depende de um conjunto de equipamentos especializados. Confirme cada item com o fornecedor antes de fechar o escopo.
| Item | Para que serve | Atenção |
|---|---|---|
| Cabines de interpretação | Isolam e abrigam cada dupla de intérpretes. | Isolamento acústico, ventilação, espaço para a dupla e visão total do palco e da tela. |
| Consoles de interpretação | Permitem escolher o canal, ligar e desligar o microfone e passar a palavra ao colega. | Um por intérprete ou por cabine, conforme o sistema. |
| Headsets com microfone | Captam a voz do intérprete e entregam o som do palco. | Qualidade de áudio e peças de reserva. |
| Mesa de som e transmissores | Distribuem cada idioma em um canal próprio. | Um canal por idioma, mais o canal do idioma original. |
| Receptores com fones | Entregam ao ouvinte o idioma escolhido. | Quantidade proporcional ao público, com margem de reserva e controle de entrega e devolução. |
| Microfones de palco e plateia | Levam a voz de oradores e perguntas do público às cabines. | Toda pergunta precisa de microfone; sem ele, o intérprete não ouve. |
| Técnico em sala | Opera o sistema, resolve falhas e testa tudo antes da abertura. | Presente do início ao fim, não apenas na montagem. |
Precisa só do equipamento, sem intérpretes? Veja a locação de equipamentos.
Normas ISO que o fornecedor deve seguir
Peça ao fornecedor que informe a quais normas o equipamento e as cabines atendem. As principais para interpretação simultânea são:
- ISO 2603:2016 — requisitos para cabines permanentes.
- ISO 4043:2016 — requisitos para cabines móveis.
- ISO 20108:2017 — qualidade e transmissão de som e imagem para os intérpretes.
- ISO 20109 — requisitos para o equipamento de interpretação simultânea (edição de 2016; nova edição publicada em 2025).
- ISO 24019:2022 — requisitos e recomendações para plataformas de interpretação simultânea remota (RSI).
O que enviar aos intérpretes (o briefing)
Modelo gratuito: use nossa planilha de glossário do evento e consulte o glossário de interpretação.
Resposta curta: envie o máximo de material, o mais cedo possível, mesmo que ainda não esteja final. Ele serve de base para o estudo do tema e para a montagem do glossário.
- Programação com horários, nomes e cargos dos oradores.
- Apresentações (slides, ainda que preliminares) e roteiro dos vídeos.
- Todo texto que será lido em voz alta: roteiro do cerimonial, discursos, relatórios. Quem não é do ofício acha que é mais fácil interpretar quem lê, mas a língua escrita é densa e rápida; sem o texto em mãos, o intérprete trabalha em desvantagem.
- Glossário e siglas: nomes de produtos, empresas e pessoas, termos técnicos.
- Material de referência: relatórios anteriores, artigos e sites sobre o tema de cada orador.
- Dinâmica do evento: debates, perguntas do público, momentos de improviso.
- Reunião prévia entre intérpretes e oradores, quando o assunto ou a dinâmica pedirem.
Como orientar os oradores
Guia completo para quem vai falar: Guia para oradores.
Os oradores controlam boa parte da qualidade da interpretação. Entregue a eles estas orientações com antecedência:
- Falar em ritmo natural, sem acelerar, com pausas entre as ideias.
- Falar sempre ao microfone, um de cada vez, sem sobreposição.
- Dizer números, datas e nomes com calma e mostrá-los também nos slides.
- Explicar siglas na primeira vez que aparecerem.
- Evitar piadas, trocadilhos e referências muito locais, ou avisar a equipe antes.
- Se for ler um texto, entregá-lo antes à equipe de interpretação.
- Avisar quando mudar de idioma durante a fala.
Cabines, projeção e acústica
Resposta curta: a cabine precisa enxergar o palco e a tela. Intérprete que não vê o orador nem os slides perde informação.
- Posicione as cabines na própria sala, com visão direta do palco e da tela de projeção.
- Ligue o áudio dos vídeos diretamente às cabines; o som ambiente da sala não basta. Se possível, envie os vídeos ou a transcrição antes.
- Escolha um local longe de ruídos (ar-condicionado, cozinha, passagem de público) e com ventilação.
- Garanta energia e acesso às cabines, inclusive para a troca da dupla durante a sessão.
Presencial, online ou híbrido
O planejamento muda conforme o formato, e os cuidados com o áudio ficam ainda mais importantes:
- Presencial: cabines no local, receptores para o público e técnico em sala.
- Online (RSI): os intérpretes trabalham à distância pela plataforma do evento; a norma ISO 24019 trata dos requisitos dessas plataformas. O principal risco é a conexão dos dois lados.
- Híbrido: a estrutura presencial se integra ao canal remoto, com sincronismo entre os dois.
- Palestra silenciosa: várias sessões no mesmo espaço, cada uma em seu canal, com fones.
Compare os formatos lado a lado em presencial, online ou híbrido.
Durante o evento
Intérpretes profissionais se adaptam a mudanças de programa, desde que saibam delas a tempo.
- Um único contato: o organizador designa uma pessoa para falar com a equipe de interpretação; ela passa avisos e dúvidas ao coordenador da equipe, em vez de vários interlocutores falando com cada intérprete.
- Mudanças e imprevistos: avisar imediatamente (troca de ordem, orador novo, texto de última hora).
- Teste final: antes da abertura, o técnico testa todo o sistema com a equipe de interpretação presente.
- Água e pausas: combine os intervalos e garanta acesso das duplas às cabines.
Depois do evento
- Peça feedback à equipe de interpretação e aos participantes.
- Guarde o glossário para as próximas edições; ele economiza tempo e reduz erros.
- Se contratou, solicite a gravação do canal traduzido (item à parte do orçamento).
Os erros mais comuns
Quase todo problema com interpretação vem de um item deste guia que ficou para depois. Veja os dez mais frequentes, com a forma de evitar cada um, em 10 erros ao organizar um evento com tradução simultânea.
Perguntas frequentes sobre organizar eventos com interpretação simultânea
Quantos intérpretes preciso por idioma?
Dois por par de idiomas, que se revezam a cada 20 a 30 minutos. Reuniões muito curtas podem funcionar com um intérprete, avaliado caso a caso.
Com quanta antecedência devo contratar a interpretação?
Idealmente com quatro semanas ou mais. Pedidos urgentes são atendidos conforme a disponibilidade de intérpretes e equipamento.
O que preciso enviar aos intérpretes antes do evento?
Programação, apresentações (mesmo preliminares), todos os textos que serão lidos em voz alta, glossário, siglas e material de referência sobre o tema. Quanto mais cedo, melhor.
Por que textos lidos precisam ser enviados antes?
Porque a língua escrita é mais densa e rápida que a falada. Sem o texto, o intérprete precisa acompanhar uma leitura veloz sem apoio, o que aumenta o risco de perder trechos.
Quais normas ISO se aplicam à interpretação simultânea?
ISO 2603 (cabines permanentes), ISO 4043 (cabines móveis), ISO 20108 (qualidade de som e imagem para os intérpretes), ISO 20109 (equipamento) e ISO 24019 (plataformas de interpretação remota).
Preciso de uma cabine para cada idioma?
Em geral, sim: cada idioma de saída tem seu canal e, normalmente, sua cabine com a dupla de intérpretes. A quantidade exata depende dos idiomas e do formato do evento.
Posso usar só receptores e fones, sem cabine?
O receptor é do ouvinte; a cabine é do intérprete. Para a interpretação simultânea tradicional, a cabine é necessária. Para grupos pequenos ou visitas guiadas existem kits portáteis.
O que é relay e quando é usado?
É quando um intérprete-pivô traduz para um idioma intermediário e as demais cabines trabalham a partir dele. É usado quando não há intérprete direto entre dois idiomas.
A interpretação funciona em eventos híbridos?
Sim. A estrutura presencial é integrada ao canal remoto, com sincronismo entre os dois. O principal cuidado é a qualidade do áudio e da conexão.
Quem deve falar com os intérpretes durante o evento?
Uma única pessoa designada pelo organizador, que se comunica com o coordenador da equipe de interpretação, para que avisos e mudanças cheguem de forma organizada.
Quanto custa a tradução simultânea para um evento?
Não há tabela fixa. O valor depende de pares de idiomas, duração, número de ouvintes, área técnica, local e infraestrutura. Com data, idiomas e número de participantes, o orçamento fechado sai em até 24 horas.
Planeje seu evento com a STIB
Desde 2007, a STIB atende eventos corporativos, congressos e reuniões com intérpretes certificados, equipamento e técnico em sala. Envie a data, os idiomas e o número de participantes e receba o orçamento fechado em até 24 horas.